| AVANT |
PENDANT |
APRES |
COMPETENCES |
|
Prévoir |
Choisir le type de réunion Mettre en perspective par rapport au programme ou au projet annuel de travail Planifier la durée et les étapes de la réunion (information, discussion, débat, production, pauses, évaluation) Vérifier l’équipement des locaux de réunion (prises, instruments de communication, emplacement des toilettes, évacuation en cas d’urgence) Hiérarchiser les points à l’ordre du jour ( ne pas oublier la « Loi des rendements décroissants») |
Présider |
préciser à l’avance les rôles fonctions et tâches de chacun des intervenants rôle du président dans l’animation rappeler la place du pilote |
PREPARER DECIDER AGIR DIRIGER CONSTRUIRE ORGANISER OPERATIONNALISER DONNER DU SENS |
|
|
Préparer |
Négocier la réunion Confirmer les finalités Etablir les critères de faisabilité (coûts, autorisations, réservation des locaux, possibilités par rapport aux contraintes du calendrier) Définir les effets attendus |
Piloter |
place de l’animateur fonction de l’animateur obligations de l’animateur gestion du temps superviser les étapes de travail des participants tour à tour :
problèmes administratifs (signatures des listes de présence, distribution des documents indispensables, etc…) |
Rappeler au(x) responsable(s) hiérarchique(s) les décisions prises Proposer un plan de suivi de l’action entreprise Faire circuler l’information (évaluation, améliorations à envisager, remédiations à prévoir, auprès des partenaires) |
ANTICIPER IMPLIQUER MOBILISER MOTIVER |
|
Organiser |
Fixer les objectifs de la réunion Elaborer la liste des produits attendus (compte-rendu, procès-verbal, relevé de décision) Concevoir les consignes (tâches à répartir) |
Animer |
Rappeler les consignes (durée, effets attendus, désignation du ou des rapporteurs) |
CONTROLER |
|
|
Vérifier |
qui établit la liste des personnes à convoquer/inviter qui envoi la convocation qui signe la convocation présence du jour et heures de début et de fin présence de l’ordre du jour tous les documents à fournir existent-ils ? (plan d’accès, ordre du jour, documents d’information, etc…) coordonnées précises du responsable à joindre |
Garder le temps Noter les principales étapes sur un support (tableau, retroprojecteur, etc…) Reformuler (faciliter le travail, juguler les bavards) Synthétiser (recadrer le débat, rappeler les objectifs) Conclure :
Fixer la date de la réunion suivante |
suivre le budget prévoir l’évolution du ou des projets préparer le bilan |
REDIGER DIFFUSER INFORMER COMMUNIQUER ANTICIPER PLANIFIER PROJETER |
|
|
Communiquer |
Prendre contact avec les participants (Négocier la date, explorer la faisabilité, évaluer les champs d’intérêt) Faire valider les objectifs par le(s) responsable(s) institutionnel Résultats obtenus |
Rédiger le document final Faire valider le document produit Diffuser le document dans les délais annoncés |
EVALUER |